30.12.2022 08:33
Консультации.
Просмотров всего: 4531; сегодня: 1.

Как правильно сдать документы в архив при ликвидации бизнеса

Как правильно сдать документы в архив при ликвидации бизнеса

В России на фоне нестабильной экономики санкций убывает количество частных компаний. По данным аналитиков FinExpertiza только в первом полугодии 2022 года закрылось 113,5 тысяч компаний (на основании добровольных решений о ликвидации или банкротств), тогда как новых появилось порядка 98 тысяч. Причем закрытых компаний на 17,5% больше, чем за аналогичный период прошлого года.

На этом фоне растет спрос на услуги организаций, специализирующихся на архивной обработке и хранении документов. Потому что документация любого юридического лица в случае его ликвидации не исчезает бесследно – она должна храниться в городском или муниципальном архиве по месту регистрации юрлица согласно требованиям, п. 10 ст. 23 ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Исключением могут быть только предприятия, входящие в крупные промышленные структуры. Если у таких структур есть право формировать собственный отраслевой архив (как, например, у госкорпорации «Росатом»), документы дочерних организаций сдаются туда. Как правильно сдать документы в архив при ликвидации бизнеса разбираемся вместе со специалистами компании "Первая архивная компания" (https://1-ak.ru/).

Конечно, хранению в архиве подлежит не вся документация ликвидируемой компании, а в основном та, которая касается персонала. Прежде всего, это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, декретных отпусках, присвоении разрядов и другие), личные карточки уволенных сотрудников, трудовые договоры, зарплатные документы (лицевые счета, расчетные ведомости и другие). Если вся эта информация сохраняется, человек всегда может восстановить её при необходимости. Например, чтобы подтвердить стаж при расчете пенсии или устроиться на новое место работы. Таким образом сдача документов в архив при закрытии юрлица – вопрос социальной ответственности.

Порядок сдачи документы для хранения в архив при ликвидации.

Передача документов компании в архив – сложная и кропотливая работа с массой нюансов, для выполнения которой требуется профессиональный подрядчик (https://1-ak.ru/transfer_archive). Срок ее выполнения напрямую зависит от объема документации организации. Например, у представительства зарубежной компании, оставляющей российский рынок, сдаче в архив может подлежать несколько сотен или тысяч документов. Сама работа состоит из нескольких этапов.

1. Выбор архива.

Архивная компания определяет в какой именно архив должны поступить на хранение документы ликвидируемой организации (государственный, городской, муниципальный). Это важно не только с точки зрения требований законодательства, но и потому, что у каждого архива есть свои методические рекомендации и правила по подготовке документов, которые нужно строго соблюдать.

2. Сбор документов.

Этот этап обычно проходит в тесном сотрудничестве с заказчиком - руководителем ликвидационной комиссии организации или конкурсным управляющим (если ликвидация проходит в рамках процедуры банкротства). Дело в том, что далеко не все необходимые документы оказываются в наличии и тогда архивная компания предпринимает усилия к их розыску, в том числе направляя запросы заказчику. Последнему важно не затягивать процесс и активно помогать в поиске (случается, что заказчик не реагирует на запросы по несколько месяцев). Если какие-то документы разыскать не удается, архивная компания составляет соответствующую справку, которую подписывает заказчик.

3. Экспертиза ценности и опись документов.

После того, как документы собраны, архивная компания проводит экспертизу их ценности. Экспертиза позволяет установить, какие именно документы подлежат помещению в архив и на какой срок, а какие подлежат временному хранению вне архива, либо уничтожению. Например, документы по личному составу компании могут храниться 50/75 лет, у других документов срок хранения может не превышать 10 лет, а некоторые и вовсе должны оставаться в архиве бессрочно.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, систематизируются и группируются по различным критериям (году, тематике и т.п.). Правильно сгруппированные документы объединяются в архивные дела, нумеруются и подшиваются в твердую обложку. Это особенно важно для дел с многолетним сроком хранения, чтобы документы внутри них со временем не пришли в негодность.

На дела постоянного хранения и дела по личному составу составляется опись, которая является не только поисковым, но и учетным документом при передаче дел в архив (по ней же составляется акт приема-передачи дел).

4. Подготовка научно-справочного аппарата.

Кроме того, потребуется подготовить историческую справку ликвидируемой организации. В нее входит перечень всех наименований организации за весь период ее существования, а также изменений в статусе и структуре самой организации, ее филиалов, если они есть, а также организации-предшественника (нужно указывать даты и номера документов, на основе которых производились изменения). Весь этот комплект документов называется научно-справочный аппарат или коротко НСА. На этом первичная архивная обработка документов завершается.

5. Сдача документов в архив.

Для этого нужно обратиться в выбранный на первом этапе архив – от него будет назначен куратор, который выборочно проверит правильность архивной обработки документов и корректность научно-справочного аппарата. Все обнаруженные им недочеты потребуется устранить, после этого куратор готовит заключение. В дальнейшем экспертно-проверочная комиссия архива рассмотрит и утвердит НСА организации. Если все в порядке, эксперты вынесут положительное заключение о том, что документы ликвидируемой организации могут быть приняты на хранение. После этого с архивом заключается договор, архивные дела доставляются к месту хранения и оформляется акт сдачи-приемки документов. Подписание акта означает полное и успешное завершение работы.

Что будет, если не сдать документы в архив при ликвидации.

 Есть требование закона, значит, существует и ответственность за его несоблюдение. И действительно, статья 13.20 КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, но небольшие – от предупреждения до мелких штрафов (физическим лицам придется заплатить не более 3 тысяч рублей, должностным – не более 5 тысяч, а юридическим лицам – не более 10 тысяч). Только в отдельных случаях некоторые виды организаций (ПИФы, управляющие компании акционерных инвестфондов, негосударственные пенсионные фонды и ряд других) могут быть оштрафованы на сумму до 300 тыс. рублей.

Тематические сайты: Аутсорсинг

Ньюсмейкер: Первая архивная компания — 2 публикации
Сайт: 1-ak.ru
Поделиться:

Интересно:

«Одна на всех Победа»: Вклад таджикского народа в Великую Победу
17.04.2025 17:21 Аналитика
«Одна на всех Победа»: Вклад таджикского народа в Великую Победу
С первых дней войны таджикский народ проявил готовность защитить страну от опасности, нависшей над Родиной. Уже к 7 июля 1941-го в один только городской военкомат Сталинабада (ныне Душанбе) поступило 2503 таких заявления, из них 745 — от женщин. Всего с 1941 по 1945 годы из республики на фронты было призвано 289 тысяч человек. Еще 45 тысяч таджикистанцев были отправлены на трудовой фронт. В годы Великой Отечественной войны из 1,5 миллионов населения Таджикской ССР за победу над врагом отдала жизни 100 тысяч бойцов и командиров Красной армии, в том числе около 30 тысяч таджиков. В Таджикистане создавались крупные военные подразделения, которые в полной боевой готовности уходили прямо на фронт. К ноябрю в республике было сформировано несколько национальных бригад: стрелковые и кавалерийские. Из Таджикистана в октябре 1941 выехала на фронт прославленная в боях гражданской войны 20-я...
Герой ВОВ Сатым Нурметов из Узбекской ССР. Вспомним героя
17.04.2025 11:08 Персоны
Герой ВОВ Сатым Нурметов из Узбекской ССР. Вспомним героя
Как известно, бойцы из Средней Азии на фронтах Великой Отечественной войны воевало не мало, многие не вернулись, но почти все воевали достойно, а некоторые – геройски. Не будем делить на «наших» и «ваших» - все ветераны ВОВ – наши, и сегодня расскажем об одном из них – Нурметове Сатыме Нурметовиче. Родился Сатым 15 июня 1925 года в узбекском городе Хива, работал электромонтером, с февраля 1943 года, когда ему еще не было 18-ти лет ушел на фронт. Правда, в наградных документах год рождения указан как 1924, но это скорее всего уловка, чтобы попасть на фронт поскорее, так делали многие советские парни. Воевал на 3 Белорусском фронте, дослужился до командира отделения 51-го гвардейского отдельного саперного батальона 13-го гвардейского стрелкового корпуса 43-й армии. Отличился Сатым 7 апреля 1945 года в боях за город Кенигсберг (сейчас – Калининград), когда вместе с четырьмя саперами зашел...
Солдатский медальон красноармейца Тукена Мендышева передан родным
16.04.2025 17:16 Новости
Солдатский медальон красноармейца Тукена Мендышева передан родным
В Государственном военно-историческом музее Вооруженных сил Республики Казахстан в г. Астане прошла церемония передачи солдатского медальона родственникам Тукена Мендышева, солдата Великой Отечественной войны, считавшегося без вести пропавшим с декабря 1943 года. Медальон был найден 7 мая 2024 года в ходе поисковых работ в Межрегиональной поисковой экспедиции «Любань» недалеко от урочища Макарьевская пустынь Тосненского района Ленинградской области. Нашла его Ольга Байбородова из Ижевска, член Удмуртской республиканской молодёжной общественной организации «Долг», при подъёме останков погибшего. Из личных вещей бойца также были найдены подсумок для патронов, ложка, спичечница, опасная бритва, пуговицы, красноармейская звёздочка, ключ от винтовки СВТ и пряжки. С помощью экспертизы, которую провели специалисты Всероссийского информационно-поискового центра в г. Казань, удалось установить...
Бренд Misha’Le представил свою новую коллекцию
16.04.2025 12:07 Мероприятия
Бренд Misha’Le представил свою новую коллекцию
13 апреля в рамках выставки «Москва нарядная» состоялся показ художников авторского костюма секции «Декоративное искусство Московского союза художников». 14 именитых модельеров представили свои новые коллекции. Бренд Misha’Le дизайнера-модельера Елены Мишаковой не стал исключением и представил свою новую коллекцию «Триколор». Она выполнена в стиле спорт-шик, что в очередной раз продемонстрировало индивидуальный и лаконичный стиль дизайнера. Уже не первый год мы знаем, что Елена предпочитает создавать креативные модели, используя монохромные оттенки. Зрители были приятно удивлены тем, как она сумела создать коллекцию в стиле спорт-шик и при этом не отступить от своего стиля. Для своей коллекции дизайнер выбрала трикотажное полотно, которое обладает эластичностью, позволяя носить эту одежду в любую погоду. А сочетание цветов российского флага символизирует не только красоту русской...
К годовщине окончания Венской наступательной операции
15.04.2025 09:04 Аналитика
К годовщине окончания Венской наступательной операции
Первоначальный замысел наступления на венском направлении Ставка Верховного Главнокомандования изложила в директиве от 17 февраля 1945 г. Однако реализовать его в связи с резко изменившейся обстановкой так и не удалось. В последней декаде февраля немецкие войска ликвидировали плацдарм 7-й гвардейской армии 2-го Украинского фронта на р. Грон, а также начали сосредоточение танковых дивизий против 3-го Украинского фронта. В сложившихся условиях Ставка ВГК приказала командующему его войсками Маршалу Советского Союза Ф.И. Толбухину закрепиться на достигнутом рубеже и отразить на нем удары противника. Спустя три дня после начала Балатонской оборонительной операции, 9 марта, Верховный Главнокомандующий уточнил задачи двух фронтов. В отличие от первоначального замысла, главная роль в предстоящей наступательной операции, которая впоследствии получила название «Венская», отводилась...