Как правильно сдать документы в архив при ликвидации бизнеса

В России на фоне нестабильной экономики санкций убывает количество частных компаний. По данным аналитиков FinExpertiza только в первом полугодии 2022 года закрылось 113,5 тысяч компаний (на основании добровольных решений о ликвидации или банкротств), тогда как новых появилось порядка 98 тысяч. Причем закрытых компаний на 17,5% больше, чем за аналогичный период прошлого года.

На этом фоне растет спрос на услуги организаций, специализирующихся на архивной обработке и хранении документов. Потому что документация любого юридического лица в случае его ликвидации не исчезает бесследно – она должна храниться в городском или муниципальном архиве по месту регистрации юрлица согласно требованиям, п. 10 ст. 23 ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Исключением могут быть только предприятия, входящие в крупные промышленные структуры. Если у таких структур есть право формировать собственный отраслевой архив (как, например, у госкорпорации «Росатом»), документы дочерних организаций сдаются туда. Как правильно сдать документы в архив при ликвидации бизнеса разбираемся вместе со специалистами компании "Первая архивная компания".

Конечно, хранению в архиве подлежит не вся документация ликвидируемой компании, а в основном та, которая касается персонала. Прежде всего, это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, декретных отпусках, присвоении разрядов и другие), личные карточки уволенных сотрудников, трудовые договоры, зарплатные документы (лицевые счета, расчетные ведомости и другие). Если вся эта информация сохраняется, человек всегда может восстановить её при необходимости. Например, чтобы подтвердить стаж при расчете пенсии или устроиться на новое место работы. Таким образом сдача документов в архив при закрытии юрлица – вопрос социальной ответственности.

Порядок сдачи документы для хранения в архив при ликвидации.

Передача документов компании в архив – сложная и кропотливая работа с массой нюансов, для выполнения которой требуется профессиональный подрядчик. Срок ее выполнения напрямую зависит от объема документации организации. Например, у представительства зарубежной компании, оставляющей российский рынок, сдаче в архив может подлежать несколько сотен или тысяч документов. Сама работа состоит из нескольких этапов.

1. Выбор архива.

Архивная компания определяет в какой именно архив должны поступить на хранение документы ликвидируемой организации (государственный, городской, муниципальный). Это важно не только с точки зрения требований законодательства, но и потому, что у каждого архива есть свои методические рекомендации и правила по подготовке документов, которые нужно строго соблюдать.

2. Сбор документов.

Этот этап обычно проходит в тесном сотрудничестве с заказчиком - руководителем ликвидационной комиссии организации или конкурсным управляющим (если ликвидация проходит в рамках процедуры банкротства). Дело в том, что далеко не все необходимые документы оказываются в наличии и тогда архивная компания предпринимает усилия к их розыску, в том числе направляя запросы заказчику. Последнему важно не затягивать процесс и активно помогать в поиске (случается, что заказчик не реагирует на запросы по несколько месяцев). Если какие-то документы разыскать не удается, архивная компания составляет соответствующую справку, которую подписывает заказчик.

3. Экспертиза ценности и опись документов.

После того, как документы собраны, архивная компания проводит экспертизу их ценности. Экспертиза позволяет установить, какие именно документы подлежат помещению в архив и на какой срок, а какие подлежат временному хранению вне архива, либо уничтожению. Например, документы по личному составу компании могут храниться 50/75 лет, у других документов срок хранения может не превышать 10 лет, а некоторые и вовсе должны оставаться в архиве бессрочно.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, систематизируются и группируются по различным критериям (году, тематике и т.п.). Правильно сгруппированные документы объединяются в архивные дела, нумеруются и подшиваются в твердую обложку. Это особенно важно для дел с многолетним сроком хранения, чтобы документы внутри них со временем не пришли в негодность.

На дела постоянного хранения и дела по личному составу составляется опись, которая является не только поисковым, но и учетным документом при передаче дел в архив (по ней же составляется акт приема-передачи дел).

4. Подготовка научно-справочного аппарата.

Кроме того, потребуется подготовить историческую справку ликвидируемой организации. В нее входит перечень всех наименований организации за весь период ее существования, а также изменений в статусе и структуре самой организации, ее филиалов, если они есть, а также организации-предшественника (нужно указывать даты и номера документов, на основе которых производились изменения). Весь этот комплект документов называется научно-справочный аппарат или коротко НСА. На этом первичная архивная обработка документов завершается.

5. Сдача документов в архив.

Для этого нужно обратиться в выбранный на первом этапе архив – от него будет назначен куратор, который выборочно проверит правильность архивной обработки документов и корректность научно-справочного аппарата. Все обнаруженные им недочеты потребуется устранить, после этого куратор готовит заключение. В дальнейшем экспертно-проверочная комиссия архива рассмотрит и утвердит НСА организации. Если все в порядке, эксперты вынесут положительное заключение о том, что документы ликвидируемой организации могут быть приняты на хранение. После этого с архивом заключается договор, архивные дела доставляются к месту хранения и оформляется акт сдачи-приемки документов. Подписание акта означает полное и успешное завершение работы.

Что будет, если не сдать документы в архив при ликвидации.

 Есть требование закона, значит, существует и ответственность за его несоблюдение. И действительно, статья 13.20 КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, но небольшие – от предупреждения до мелких штрафов (физическим лицам придется заплатить не более 3 тысяч рублей, должностным – не более 5 тысяч, а юридическим лицам – не более 10 тысяч). Только в отдельных случаях некоторые виды организаций (ПИФы, управляющие компании акционерных инвестфондов, негосударственные пенсионные фонды и ряд других) могут быть оштрафованы на сумму до 300 тыс. рублей.