Топ-5 ошибок при работе с аутсорсинговой компанией

Как избежать ошибок при работе с аутсорсинговой компанией, рассказывает эксперт Ринат Хусяинов, коммерческий директор "СТС Групп".

Работу с аутсорсинговой компанией можно разделить на этапы. Самым первым и важным будет сбор информации о потенциальных исполнителях. Здесь ошибки грозят финансовыми и репутационными рисками, от него зависит весь дальнейший результат. Рассмотрим, какие «проколы» могут быть при выборе контрагента и при заключении договора.  

Ошибка 1. Выбрать подрядчика с необоснованно низкой ценой за услуги.

Как бывает? Заказчик анализирует рынок и останавливается на аутсорсинговой компании, услуги которой при одинаковом объеме и качестве стоят дешевле. Мотивация ясна – желание сэкономить. При этом заказчик не всегда понимает, какие финансовые последствия могут быть в дальнейшем.

Как надо? Оцените, на основании чего цена этого контрагента ниже, чем средняя по рынку.  Узнайте о ценообразовании. Если наценка на ставку сотрудника низкая, например, 20%, то вряд ли в нее заложены налоги и, скорее всего, исполнитель уклоняется от их уплаты. Есть риск, что вам придется заплатить НДС и налог на прибыль за контрагента. 

Ошибка 2. Запросить малоинформативные данные и сузить выбор подрядчика.

Как бывает? Заказчик хочет убедиться, что у аутсорсинговой компании есть ресурсы, чтобы обеспечить сотрудников по заявке. Для этого он запрашивает среднесписочную численность работников (ССЧ). Логика ясна: данные о ССЧ сдаются в госорганы, значит, они достоверны. На самом деле ССЧ не учитывает работающих по совместительству, на основании гражданско-правовых договоров и лиц в кадровом резерве. Реальные данные не получены, и заказчик теряет потенциально стабильного провайдера.

Как надо? Запросите списочную численность провайдера, чтобы были учтены сотрудники с трудовыми и гражданско-правовыми договорами. А также списки сотрудников субподрядчиков, если аутсорсинговая компания по согласованию с заказчиком привлекает такие организации. Вы поймете, какое реальное количество сотрудников у компании, и сможете оценить ее потенциальные возможности.

Ошибка 3. Анализировать формальные документы, а нереальные отзывы.

Как бывает? Заказчик рассматривает размер уставного капитала, штат офисного персонала аутсорсинговой компании, договор аренды офиса. То есть ориентируется при выборе подрядчика на документы, которые не доказывают благонадежность провайдера.

Как надо? Соберите данные о репутации контрагента из открытых источников, пообщайтесь с его клиентами, которые указаны на сайте. Это гораздо важнее и информативнее. Постарайтесь узнать, как компания привлекает персонал, заключает договоры и рассчитывается с каждым работником, предоставляет отчеты о работе и выплачивает налоги. Вникните в механизм работы – так вы сможете сделать более реалистичные выводы о компании.

Ошибка 4. Считать гарантией то, что ею не является.

Как бывает? Заказчик хочет избежать финансовых потерь и заключает дополнительное соглашение к договору, которое гарантирует компенсацию убытков контрагентом при доначислении налогов заказчику. Но это лишь иллюзия защищенности. На практике такое соглашение становится гарантией, только если все затраты и налоги учтены в ставке аутсорсинговой компании.

Как надо? Ознакомьтесь с ценообразованием контрагента и убедитесь, что существует источник возможной выплаты. Изучите налоговую отчетность. Оцените, какую долю из общей массы НДС контрагент выплачивает сам, а какую берет к зачету. Если выплат НДС напрямую в бюджет более 86%, то это хороший результат. Меньше – могут быть «отложенные неприятности». Так вы сможете исключить неприятные расходы в виде доначисленных вам налогов.  

Ошибка 5. Не участвовать в адаптации персонала.

Как бывает? Не всегда заказчики создают условия для адаптации приглашенных работников. Несмотря на то, что аутсорсинговая компания привлекает, обучает и сопровождает сотрудников на объекте, на этом этапе важно участие самого заказчика. К тому же бывает, что условия труда и проживания для своего и приглашенного персонала отличаются. Сотрудники не чувствуют, что в них заинтересованы, что их время и работа ценятся, и у них резко снижается настрой.

Как надо? Проявите внимание, помогите влиться в процесс. Объясните новым работникам, какие помещения и зоны предприятия можно посещать, сколько перерывов на отдых есть и где их можно сделать. Организовать работу так, чтобы у них было время и место для обеда, перекусов, как и у других рабочих на предприятии. Тогда вы получите заинтересованный персонал, который качественно отработает вахту и приедет на ваш объект еще ни раз.

Вывод. Будьте внимательны при выборе аутсорсинговой компании, узнайте ценообразование, получите все необходимые документы и соберите отзывы. Так вы сможете избежать финансовых и репутационных потерь. И не забывайте, что ваше участие в адаптации персонала играет важную роль в получении качественной работы предоставленного персонала.